Tietosuojaseloste 7.6.2018
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
1. Rekisterinpitäjä
Tampere I Zonta-kerho ry (englanniksi Zonta Club of Tampere I)
Kerholla ei ole omaa toimitilaa. Virallisissa asioissa viestintä tapahtuu puheenjohtajan, sihteerin tai rahastonhoitajan sähköposteilla tai kerhon sähköpostiosoitteella tampere1@zonta.fi.
Päivitämme tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Kerho tiedottaa jäseniään tämän tietosuojaselosteen olennaisista muutoksista.
Käytössä olevat Zonta International Piiri 20 ry:n sähköiset palvelut ovat tietosuoja-asetusten mukaisia palveluja:
– Adobe Connect –kokousjärjestelmä
– Webropol-tiedonkeruujärjestelmä
– WordPress -verkkosivut .fi ja .ee sekä intranet
– Dropbox-pilvipalvelut
– MailChimp-uutiskirjepalvelut
– Nebulan sähköposti ja web-palvelut
– verkkokauppa ja maksaminen (My Cashflow ja PayTrial)
Käytössä olevat rekisterit perustuvat jäsenten suostumukseen tietosisällön sekä verkkokauppan ja maksamisen osalta lakiin, esim verottajalle luovutettavien tietojen osalta asialliseen yhteyteen (jäsenyys, sidosryhmä tms.)
Jäsenrekisterissä oleviin jäsenten henkilötietoihin on pääsy vain kerhon hallituksen puheenjohtajalla sekä rahastonhoitajalla.
2. Yhteyshenkilöt tietosuoja-asioihin liittyen
Kerhon hallituksen puheenjohtaja ja kerhon tietosuojavastaava.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste
Jäsenrekisteri on tarkoitettu kerhon hallituksen, Zonta International Piiri 20:n ja Zonta Internationalin sekä jäsenten väliseen yhteydenpitoon ja tiedotustoimintaan sekä jäsenmaksujen yms. jäsenyyteen liittyvien asioiden, kuten kerhotoiminnan hoitoon.
Piirin hallussa olevat jäsentiedot rajoittuvat jäsenten kulloinkin itse antamiin piirikokousten yms. piirin tapahtumien osallistujatietoihin sekä piirin toiminnan kannalta olennaisiin tietoihin kerhojen ja piirin virkailijoista ja erilaisista vastuuhenkilöistä.
Jäsentiedot säilytetään Zonta Internationalin päämajassa (1211 West 22nd Street, Suite 900, Oak Brook, IL 60523, USA). Zonta International Foundationille lahjoittaneiden tiedot ovat ZIFin tiedostoissa (em. osoite).
4. Jäsenrekisterin tietosisältö
Jäsenen on annettava kerholle sähköpostiosoitteensa. Zonta International Piiri 20:n ja Zonta Internationalin jäsensivuille jäsenen on luotava käyttäjätunnus ja salasana, jotta verkkopalvelua voi käyttää. Jäseneltä pyydetään lupa tietojen säilytykseen, kun hän liittyy kerhoon.
Kerho ja ZI käsittelevät jäsenistään seuraavia tietoja:
– nimi, arvo ja/ tai ammatti, työnantaja
– postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
– ZI:n jäsennumero ja ammattiluokite
– jäsenyyden alkamis- ja päättymisajankohta
– tehtävät kerhossa ja järjestössä
Lisäksi jäsenten tietoja on seuraavissa kerhon lähteissä:
– tietoja entisistä jäsenistä historiatietoja varten
– valokuvat eri tilaisuuksista
5. Tietolähteet
Kerhon jäseniltä itseltään kysytään jäsenrekisterin tiedot sekä kerhon toimihenkilöiltä heidän tehtäviensä edellyttämät tiedot.
Jäsenen omalla vastuulla on ilmoittaa yhteystietojensa muutokset. Kerho ei kerää henkilötietoja kolmansilta osapuolilta, kuten Facebookilta.
6. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Jäsenten tiedot luovutetaan Zonta Internationalin (ZI) päämajaan. Jäseneltä pyydetään luovutukselle lupa, kun hän liittyy kerhoon. ZI:n päämajassa on samat tiedot kuin kerholla (ks. kohta 4).
Zonta Internationalin ja Zonta International Foundationin tietosuojasta on laadittu seuraavat ajantasalla olevat selosteet, joihin voi tutustua kirjautumalla sivuston www.zonta.org jäsensivuille:
– Privacy Policy
– ZI Data Protection Policy
– ZIF Data Protection Policy
– Data Protection Guidelines
– Use of Member Information by Zonta Leaders Policy
Selosteista selviää mm., miten ZI kerää, käyttää, jakaa ja suojaa kerhojensa jäsenten henkilötietoja.
Päämajan jäsenrekisteriin on päämajan henkilökunnan lisäksi luku- ja muokkausoikeus jäsenillä (omat tiedot) sekä kerhon kulloisellakin puheenjohtajalla ja rahastonhoitajalla.
Luovutus tapahtuu sähköisiä yhteyksiä käyttäen, kts kohta 8. Yhteyksissä käytetty teknologia sekä tallennuksessa käytetty pilvipalvelu ovat tietoturva- ja tietosuoja-asetusten mukaisia.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Kerho ja ZI:n päämaja säilyttävät jäsenten henkilötiedot niin kauan kuin jäsenyys kestää.
8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Kerho on rajannut henkilötietojen käsittelypiirin niihin henkilöihin, joiden tehtäviin kyseisten henkilötietojen käsittely kuuluu. Jäsenten henkilötietoja sisältäviin ZI:n järjestelmiin on pääsy vain henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
Jäsenten ehdokkuuslomakkeet ovat puheenjohtajalla. Niitä säilytetään jäsenyyden ajan. Vieraskirjat kerhokokouksiin osallistuneista sekä kuvia kerhon tilaisuuksista säilytetään osana kerhon historiatietoja.
9. Jäsenten tarkastusoikeudet
Jäsenellä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti koska tahansa oikeus:
– saada pääsy henkilötietoihinsa (tarkastusoikeus);
– vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojensa oikaisemista tai henkilötietojensa täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jäsenen on tehtävä oikeuksiensa toteuttamista koskeva pyyntö kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Kerho voi pyytää jäsentä varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan pyyntöään ennen pyynnön toteuttamista. Kerho voi myös kieltäytyä jäsenen pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin kerho ilmoittaa kyseisen perusteen jäsenelle.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Jäsenten henkilötietoja ei käytetä muuhun kuin Zonta-toimintaan liittyviin tarpeisiin.
