Henkilötietojen käsittely Tuusula-Kerava-Järvenpää Zonta-kerho ry

1. Rekisterinpitäjä

c/o Tuusula-Kerava-Järvenpää Zonta-kerho ry

Puheenjohtaja Tarja Hammarberg
tuuusula-kerava-jarvenpaa@zonta.fi
Y -tunnus 2130435-3

2. Rekistereistä vastaava henkilö

Rekistereistä vastaa yhdistyksen rahastonhoitaja.

3. Tietolähteet

Rekistereitä ovat zonta-toiminnan apuna käytettävät yhdistyksen tilapäiset ja pysyvät henkilörekisterit. Henkilötietoja tallennetaan mm. yhdistyksen hallinnon asiakirjoihin sekä kirjanpitojärjestelmään.

Zonta Internationalin päämajassa sijaitsee yhteinen Zonta Internationalin ja Tuusula-Kerava-Järvenpää Zonta-kerho ry:n jäsenrekisteri, josta on laadittu omat tietosuojalomakkeet.

Jäsenrekisteri sijaitsee USA:ssa. Jäseneksi liittyessään jäsen allekirjoittaa sitoumuksen, jolla antaa luvan säilyttää ja käyttää zonta-tarkoituksiin annettuja henkilökohtaisia jäsenyystietoja. Nämä tiedot jäsen vahvistaa vuosittain maksamalla jäsenmaksun. Sitoumuksen säilyttää rahastonhoitaja

Member Form B lomakkeella lähetetään seuraavat tiedot jäsenen liittyessä kerhoon:

  • Etu- ja sukunimi
  • Lähiosoite
  • Postitoimipaikka
  • Postinumero
  • Maa
  • Matkapuhelin
  • Puhelin
  • Äidinkieli
  • Sähköpostiosoite jäsenrekisteriin
  • Syntymäaika
  • Sukupuoli nainen/mies/muu sekä
  • Onko henkilö ollut aikaisemmin jäsen: (Kerhon nimi ja jäsenyyden kesto)

Kun jäsen on hyväksytty, jäsen hallinnoi omia jäsentietojaan Zonta Internationalin jäsenrekisterissä My Zonta -tilin avulla.

Yhdistyksen hallinnon asiakirjoissa olevia henkilötietoja käsittelee sihteeri. Tiedot ovat sähköisessä muodossa kerhon ulkoisella kovalevyllä salasanalla varustetussa kansiossa, jonne ei ole muilla pääsyä. Kirjanpitoon liittyviä henkilötietoja käsittelee rahastonhoitaja. Sähköisessä muodossa olevat tiedot ovat kerhon ulkoisella kovalevyllä salasanalla varustetussa kansiossa, jonne ei ole muilla pääsy. Paperisessa muodossa olevien tietojen säilytyspaikka on turvallinen, jonne ulkopuolisilla ei ole pääsyä.

Zonta International ja Tuusula-Kerava-Järvenpää Zonta-kerho ry noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia ohjeita henkilötietojen suojauksessa ja käyttötarkoituksessa.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on zonta-toiminta. Tiedot palvelevat jäsenten keskinäistä yhteydenpitoa, tilaisuuksien järjestämistä, varainhankintaa, lahjoitusten organisointia, yhdistyksien lakisääteistä hallintoa, jäsenlehtien ja -tiedotteiden jakelua sekä kansainvälisen zonta-järjestön tarpeita ja muuta zonta-toimintaa. Tietoja ei käytetä muihin käyttötarkoituksiin.

5. Rekisterien tietosisältö

Rekistereissä käsitellään vain toiminnan kannalta välttämättömiä tietoja. Tällaisia voivat olla esimerkiksi henkilön nimi, jäsennumero, yhteystiedot, syntymäaika, ilmoittautuminen tilaisuuteen, tilaisuuteen liittyvät lisätiedot, lahjoitustiedot, zonta-toimihenkilöasema, zonta-toimintaan liittyvät matkustustiedot.

6. Rekisterin pitämisen peruste

Rekisterien pitämisen peruste on ns. oikeutettu etu zonta-toiminnan organisoimiseksi sekä yhdistyksen velvollisuuksien hoitamiseksi.

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Kaikki tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekistereissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa rekisteröidyn suostumuksella tai lainsäädännön niin vaatiessa.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekistereissä olevia henkilötietoja luovutetaan Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Zonta Internationalin jäsenrekisterijärjestelmään, jonka palvelimet sijaitsevat USA:ssa. Rahastonhoitaja vahvistaa suostumuksen tietojen siirtoon vuosittain maksaessaan päämajan jäsenmaksut (INVOICE).

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekistereissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekistereissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä. Tarkastus- ja korjausoikeutta käyttääkseen rekisteröidyn tulee olla yhteydessä yhdistyksen rekisterin pitäjään. Jäsen hallinnoi My Zonta -tilin kautta omia päämajan jäsenrekisterijärjestelmässä olevia tietoja henkilökohtaisilla tunnuksilla. Jokainen jäsen tekee itseään koskevat tietojen muutokset My Zonta -tilillä.

12. Tietojen säilyttäminen

Tiedot rekistereissä säilytetään vain tarpeellisen ajan. Vanhat ja tarpeettomat tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi.