Piirihallituksen kokoukselle 6.8.2022

Zonta International Piiri 20 ry

PIIRIKOKOUS- JA EDUSTAJANOHJE vuoden 2022 piirikokousta varten

Aluejohtajilta saat tarvittaessa apua ja lisätietoja tarvittaessa.
Area Director (AD) Alue 1 Mirja Tiri mirja.tiri@elisanet.fi +358405555639
Area Director (AD) Alue 2 Anneli Mustakallio anneli.mustakallio@gmail.com +358400394972
Area Director (AD) Alue 3 Anneli Leppänen anneli.leppanen@zonta.fi +358505565012
Area Director (AD) Alue 4 Helena Reilin helena.reilin@zonta.fi +358401961211
Area Director (AD) Alue 5 Laura Lotta Andersson lauralotta.andersson@zonta.fi +358407672027
Area Director (AD) Alue 6 Tiina Rebane tiina.rebane@zonta.fi +37256693720

 

  1. Kerhon puheenjohtajan toimet ennen piirikokousta

  • Kutsu kokoukseen lähetetään kerhon puheenjohtajalle, piirihallituksen jäsenille, piirin toimikuntien puheenjohtajille, parlamentaarikolle, piirin entisille governoreille sekä piirin nykyisille ja entisille ZI:n hallituksen jäsenille vähintään kuusikymmentä (60) päivää ennen kokousta. Kutsu ja kokousmateriaalit julkaistaan samanaikaisesti piirikokouksen verkkosivuilla. Piirikokouksen verkkosivut https://zonta.fi/piirikokous2022/
  • Piirikokouksen virallinen kieli on suomi, (Suomen yhdistyslaki 26.5.1989/503, muutoksineen).
  • Jos kerho tai piirihallituksen varsinainen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen varsinaiseen kokoukseen käsiteltäväksi, on siitä ilmoitettava kirjallisesti piirihallituksen puheenjohtajalle (governorille) viimeistään seitsemänkymmentäviisi (75) vuorokautta ennen kokousta, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun ja esityslistalle.
  • Puheenjohtaja huolehtii, että kerhon kokous valitsee ja ilmoittaa määräpäivään mennessä 18.9.22 kerhon edustajan (t) ja varaedustajan (t), valtakirjaan oikeutetun kerhon (t) sekä kerhon pois nukkuneet jäsenet.
  • Kerhon puheenjohtaja ilmoittaa kerhon edustajan ja varaedustajan annettuun päivämäärään mennessä webropol lomakkeella, joka löytyy kutsusta sekä piirikokouksen verkkosivuilta https://zonta.fi/piirikokous2022/
  • Mikäli kerho ei lähetä omaa edustajaa piirikokoukseen, kerhon puheenjohtaja ilmoittaa kerhon valtakirjan saajan kerhon annettuun päivämäärään mennessä webropol lomakkeella, joka löytyy kutsusta sekä piirikokouksen verkkosivuilta https://zonta.fi/piirikokous2022/
  • Kerhon puheenjohtaja ilmoittaa kerhon pois nukkuneet jäsenet annettuun päivämäärään mennessä webropol lomakkeella, joka löytyy kutsusta sekä piirikokouksen verkkosivuilta https://zonta.fi/piirikokous2022/

 

  1. Piirikokouksen äänioikeutetut jäsenet ja edustaminen piirikokouksessa

  • Kokouksen äänivaltaisia jäseniä ovat kerhot, jotka käyttävät äänivaltaansa edustajansa välityksellä sekä yhdistykseen sääntöjen 4. pykälään mukaan kuuluvat henkilöjäsenet.
  • Kerhon äänimäärä määräytyy sen jäsenmäärän mukaan;
    jos kerhossa on enintään 30 jäsentä, on kerholla yksi (1) ääni yhdistyksen kokouksessa;
    jos kerhossa on 31–60 jäsentä, on kerholla kaksi (2) ääntä;
    ja jos kerhossa on 61 jäsentä tai yli, on kerholla kolme (3) ääntä.
    Henkilöjäsenellä on yksi (1) ääni. Piirin rahastonhoitaja laatii listan kerhojen jäsenmääristä 1.6. maksettujen kansainvälisten jäsenmaksutietojen mukaan, ja varmistaa, että kerho on maksanut myös ZI Piiri 20 maksut.
  • Yksi edustaja voi käyttää äänestyksissä kaikki ne kerhon äänet, joihin kerho on oikeutettu.
  • Etäyhteydellä toteutetussa kokouksessa ei ole mahdollista käyttää valtakirjaa.
  • Kerho voi ottaa vastaan valtakirjan kokoukseen korkeintaan kahdelta (2) kerholta. Yhden kerhon edustama äänimäärä saa kuitenkin olla korkeintaan viisi (5).
  • Piirihallitus valvoo, että kerho voi olla edustettuna kokouksessa valtakirjalla vain kahdessa (2) peräkkäisessä piirikokouksessa.
  • Henkilöjäsenet, joita ovat piirikokouksessa vaaleilla valitut piirihallituksen edustajat (puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, rahastonhoitaja ja aluejohtajat (AD) 1–6, vararahastonhoitaja, jos toimii kokouksessa rahastonhoitajan sijaisena, sekä vara-aluejohtajat 1–6 (VAD), jos he toimivat kokouksessa aluejohtajan sijaisena). Piirihallituksen jäsen ei voi toimia kerhon edustajana tai varaedustajana.
  • Piirikokoukseen voivat osallistua myös muut Zonta-kerhojen jäsenet kuin kerhon edustajat ja varaedustajat, sekä Zonta Internationalin kannattajajäsenet (supporting members). Muilla osallistujilla ei ole äänioikeutta, eikä oikeutta tehdä ehdotuksia piirikokoukselle.
  • Kaikki piirikokoukseen osallistujat ilmoittautuvat verkkosivujen kautta https://zonta.fi/piirikokous2022/ ja huolehtivat siitä, että osallistumis-, ateria- ym. maksut on hoidettu määräpäivään mennessä.

 

  1. Toimet piirikokouksen aikana

  • Vain äänioikeutetuilla edustajilla on oikeus tehdä aloitteita ja äänestää kokouksessa. Muilla kokouksen osallistujilla on puhe- ja läsnäolo-oikeus.
  • Edustajan on oltava paikoillaan viisi (5) minuuttia ennen kokouksen aloitusta. Edustajille on varattu oma alueensa kokoussalissa.
  • Puheenvuoron pyytäjän on pyydettävä puheenvuoroa ja saatuaan luvan sanottava nimensä, kerhonsa ja asemansa (esim. kerhon x edustaja) ja esitettävä asiansa.
  • Puheenvuoron käyttäjä puhuu kerralla enintään kolme (3) minuuttia, paitsi jos puheenjohtaja myöntää hänelle pidennetyn ajan.
  • Samasta asiasta voi sama henkilö saada vain kaksi (2) puheenvuoroa. Toisen puheenvuoronsa hän saa vasta, kun muut puheenvuoron pyytäjät ovat käyttäneet puheenvuoronsa.
  • Tehty aloite tai korjausehdotus kirjoitetaan aloitelomakkeeseen ja tuodaan kokouksen sihteerille. Ehdottaja ja kannattaja allekirjoittavat sen. Kummankin on oltava virallisia kokousedustajia.

  1. Ohjeet kokousedustajalle

  • Piirikokoukseen ilmoittautuminen tapahtuu piirikokouksen verkkosivujen kautta viimeistään 18.9.22 webropol lomakkeella. Ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitetaan henkilön;
    • toimiminen edustajana ja/tai varaedustajana
    • kerhon käytössä oleva(t) valtakirja(t)
    • jos kerholla on useampi ääni käytössä käyttääkö yksi edustaja voi käyttää kaikki äänet

Ilmoittautuminen piirikokoukseen alkaa viimeistään 60 päivää ennen kokousta ja päättyy annettuna määräaikana.

  • Piirikokousmaksut on maksettava henkilökohtaisesti yhdellä maksulla kokousjärjestäjän määräämälle tilille. Kun kerho maksaa kokousedustajan maksun edustajan puolesta, ilmoitetaan siitä piirin rahastonhoitaja Aino Rahuselle rahunen@zonta.fi
  • Sairaustapausten varalta suositellaan matkavakuutusta.
  • Kokouspaikalle saapuessaan edustajat ja varaedustajat ilmoittautuvat heille osoitetuissa pisteissä.
  • Mikäli kerhon piirikokoukseen ilmoitettu edustajalle tai varaedustajalle tulee este osallistua piirikokoukseen ilmoittautumisen määräajan 18.9.22 jälkeen ennen piirikokousta, puheenjohtaja ilmoittaa asiasta piirisihteeri Erja Lindholm lindholm@zonta.fi Mikäli esteellisellä edustajalla on valtakirja(t), sen siirrosta on tehtävä ilmoitus samanaikaisesti.
  • Kokouksen aikana tapahtuvat muutokset on ilmoitettava ilmoittautumisen vastaanottajalle, ennen kokouksen alkua, joka ilmoittaa asiasta kokouksen puheenjohtajalle ja piirisihteerille.
  • Jos kerhon edustaja on kokouksessa ainoa osallistuja kyseisestä kerhosta, on kerhon mahdollista antaa hätätilanteessa toiselle kerholle valtakirja edustajansa estyessä äkillisesti. Ota tässä tilanteessa yhteys kokouksen puheenjohtajaan.
  • Edustaja tarkistaa ilmoittautumispisteellä, että on saanut äänimääränsä ja mahdollisten valtakirjojensa oikeuttaman piirikokousmateriaalin: piirikokousohjelman, esityslistan, aloitelomakkeen, punaisen ja vihreän äänestyslipun sekä muut tarvittavat äänestysliput. Jokaisesta äänestä annetaan oma piirikokousmateriaali paketti. Edustaja varmistaa, että rintakorttinsa on seuraavat tiedot oikein; nimi, kerho, edustaja 1., 2. tai 3. (delegaatti), valtakirja 1. tai 2. (proxy).
  • Edustaja huolehtii, että hänellä on kokouksessa tarvittavat muut asiakirjat, jotka ovat saatavilla piirikokouksen verkkosivuilta https://zonta.fi/piirikokous2022/
  • Edustaja ja varaedustaja osallistuvat kokousta edeltävään delegaatti-infoon lauantaina klo 7.45 Seinäjoki sali.
  • Kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri laativat kokouksen pöytäkirjan, jonka tarkastavat kokouksessa valitut kaksi (2) pöytäkirjantarkastajaa. Kaikki edellä mainitut allekirjoittavat pöytäkirjan. Tarkastettu pöytäkirja julkaistaan piirin INTRA sivuilla kuudenkymmenen (60) päivän kuluessa kokouksesta. Piirisihteeri säilyttää kokousaineiston, äänestysliput yms. vähintään satakaksikymmentä (120) päivää kokouksen jälkeen. Muutoin noudatetaan piirin arkistointiohjeita.

  1. Äänestys- ja vaalituloksen määräytyminen

  • Ääntenlaskennasta vastaavat kokoukselle valitut ääntenlaskijat, joita voivat avustaa tekniset sihteerit.
  • Henkilövaaleissa äänestyslippu on mitätön, jos se ei ole vaalitoimikunnan hyväksymän mallin mukainen tai jos siitä ei selvästi ilmene, ketä ehdokasta valitsija on tarkoittanut, tai jos äänestyslipun täyttämisessä ei muutoin ole noudatettu vaalitoimikunnan antamia ohjeita. Ääntenlaskijat päättävät äänten hylkäämisestä ja laskevat vaalien tuloksen. Mitättömät äänestysliput erotetaan muista, ja niiden lukumäärä kirjataan pöytäkirjaan hylättyinä ääninä.
  • Päätökset piirikokouksessa tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä, elleivät säännöt toisin määrää. Äänten mennessä vaaleissa tasan ratkaistaan tulos arvalla. Muissa asioissa kokouksen puheenjohtajan ääni ratkaisee. Päätös maksuista tehdään kahden kolmasosan (2/3) ääntenenemmistöllä. Päätös yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta tehdään vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä.

  1. Edustajan matkakorvaus

  • Piirin kongressirahastosta maksetaan piirikokoukseen osallistuvien delegaattien (kerhojen edustajien) matkakulut. Piirin rahastonhoitaja Aino Rahunen lähettää webropol lomakkeen korvaukseen oikeutetuille delegaateille (kerhon edustajalle), johon vastataan 30.10.2002 mennessä. Muista liittää tositteet mukaan lomakkeella. Sallitut tiedostomuodot: pdf, doc, docx, jpg, jpeg, png.
    Koko enintään 1Mb/tosite, voit lisätä useita tositteita lähetä liite kohdasta. Piirin rahastonhoitaja Aino Rahunen maksaa korvauksen kahden viikon kuluttua päättymisajasta.
  • Piiri suosittelee, että kerho maksaa edustajalle vähintään kokouksen ilmoittautumismaksun.
  • Mikäli kerho on saanut valtakirjan, sen antanut kerho osallistuu valtakirjaedustajan kokouskuluihin kerhojen keskenään sopimalla tavalla maksamalla sovitun osuuden, esim. puolet ilmoittautumismaksusta kerholle.

  1. Piirikokouksen toteuttaminen etäyhteydellä

  • Viranomaisten asettaessa koronarajoituksia, jotka estävät lähikokouksen järjestämisen kokonaan kokous toteutetaan piirihallituksen erikseen ilmoittamalla etäyhteydellä.
  • Koronapandemiasta johtuen etäkokouksessa voidaan pitää vaalit ja äänestää, koska piirillä on voimassa oleva äänestys- ja vaalijärjestys. Etäkokoukseen voivat kuitenkin osallistua vain edustajat.
  • Governor Merja Ora nimittää tekniset sihteerit piirikokoukselle, jotka vastaavat etäyhteyden seurannasta, auttavat puheenjohtajaa puheenvuorojen jakamisessa, pöytäkirjantarkastajia sekä ääntenlaskijoita tehtävässään.
  • Esitykset käsitellään yhdistyksen hyväksytyn esityslistan mukaisesti.
  • Kokouksen puheenjohtajalla on oikeus rajoittaa puheenvuorojen kestoa, jos kokouksen hallinta sen edellyttää.
  • Kokouksen aikana voidaan kokoukseen osallistua etäyhteydellä kaikkien asioiden käsittelyyn, mukaan lukien henkilövaalit. Ääntenlaskennasta vastaavat kokoukselle valitut ääntenlaskijat.
  • Edustajat voivat osallistua tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokoukseen kokouksen aikana, jos on piirihallitus päättänyt etäkokouskäytännöstä.
    Käytettävä kokous- ja äänestystekniikka toimii selaimella, joten osallistumiseen riittää normaali internetyhteys.
  • Kokoukseen osallistutaan etäkokousjärjestelmällä, joka välittää kokouksen kulun äänen ja/tai kuvan avulla. Äänestystilanteissa käytetään Webropol 3.0 -kysely- ja raportointisovellusta sähköpostin ja/tai verkkosivun välityksellä. Edustaja tarkistaa, että on saanut äänestystilanteessa ääniä vastaavan määrän äänestyslinkkejä.
  • Osallistumisoikeus todennetaan lähettämällä erillinen kokous- ja äänestyslinkki käyttämällä kerhon ilmoittamaa edustajan (t) ja varaedustajan (t) sähköpostiosoitetta.Etäyhteydellä toteutetussa kokouksessa ei ole mahdollista käyttää valtakirjaa. Etäyhteyslinkki lähetetään edustajille ja piirihallituksen henkilöjäsenille viimeistään kokousviikonlopun perjantain aikana. Äänestyslinkit webropol -järjestelmällä lähetetään edustajalle, kun äänestys alkaa kokouksen kulun mukaisesti.
  • Mikäli piirikokous toteutuu osittain fyysisenä kokouksena ja osittain etäkokouksena, äänestystilanteissa äänet annetaan punaisilla ja vihreillä lapuilla kokouspaikalla sekä etäyhteydellä Webropolin anonyymiäänetystoiminnolla käyttäen sanoja Red (punainen)/Green (vihreä). Henkilövaaleissa on suljettu lippuäänestys kokouspaikalla sekä Webropolilla anonyymietä-äänestys.
  • Teknisen häiriön sattuessa pyritään ensisijaisesti palauttamaan yhteys. Jos kokouksessa ei kuitenkaan voida todeta, että häiriö johtuu kokouksenjärjestäjästä, niin kokousta jatketaan, vaikka yhteyttä ei saada palautettua. Jos häiriö johtuu kokouksen järjestäjästä, keskeytetään kokous, kunnes yhteys on palautettu.   Kokous- ja äänestyslinkin yhteydessä saat teknisten sihteerin yhteystiedot ongelmatilanteita varten.