Hyväksytty piirikokous Pori 10.10.2020
ZONTA INTERNATIONAL PIIRI 20 RY:N
ÄÄNESTYS- JA VAALIJÄRJESTYS
1. Äänestys- ja vaalijärjestyksestä päättäminen
Piirin sääntö- ja päätöslauselmatoimikunta valmistelee äänestys- ja vaalijärjestyksen piirihallitukselle, joka käsiteltyään sen tekee esityksen piirikokoukselle. Päätös äänestys- ja vaalijärjestyksen hyväksymisestä tehdään piirikokouksen yksinkertaisella enemmistöpäätöksellä. Muutokset tähän äänestys- ja vaalijärjestykseen tehdään samalla tavalla. Kokouskutsussa on mainittava äänestys- ja vaalijärjestyksen muuttamisesta.
2. Yleistä
Tätä äänestys- ja vaalijärjestystä noudatetaan, kun Zonta International Piiri 20 ry:n (jäljempänä ’ZI’ ja ’piiri’) piirikokoukseen osallistutaan erillisissä äänestystilaisuuksissa postitse, tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta (piirin sääntöjen kohta 5 kappale 2) tai kun piirikokousten välillä järjestetään postiäänestys (piirin sääntöjen kohta 5 kappale 12). Sen lisäksi noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa yhdistyslakia (503/1989, muutoksineen), piirin sääntöjä, piirin menettelytapaohjeita ja piirin piirikokous- ja delegaattiohjetta sekä Zonta International Bylawsin ja Zonta International District Manualin määräyksiä ja ohjeita siltä osin kuin kansainväliset säännöt ja ohjeet eivät ole ristiriidassa Suomen lainsäädännön kanssa.
Kokouskutsussa on mainittava mahdollisuudesta osallistua kokoukseen postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla sekä myös, jos kokoukseen osallistuvan puhevallan käyttäminen on rajoitettua (YhdL 24 §) .
3. Postiäänestys
3.1 Mikäli kerhoilta vaaditaan kokousten välillä äänestykseen perustuvaa kannanottoa, voidaan äänestys pitää postiäänestyksellä maa- tai sähköpostin avulla. Postitse voidaan äänestää avustuskohteista päätettäessä ja avustuskampanjoiden tai muiden piirin toimintaan liittyvien kampanjoiden toteuttamiseen liittyvistä asioista. Postiäänestys ei saa koskea yhdistyksen sääntöjen muuttamista tai muita yhdistyslain 23 §:n 1 momentissa mainittuja asioita.
3.2 Päätöksen postiäänestyksen järjestämisestä tekee piirihallitus. Tehtyään päätöksen se päättää, toimitetaanko äänestys maapostin vai sähköpostin avulla sekä määräajan, jonka kuluessa äänioikeutettujen on vastattava piirisihteerille.
3.3 Äänestystä varten piirihallitus toimittaa piirin kullekin kerholle ja henkilöjäsenelle kirjallisen äänestysaineiston, joka julkaistaan myös piirin kotisivulla viipymättä, kun päätös postiäänestyksestä on tehty.
3.4 Piirisihteeri huolehtii postiäänestyksen käytännön järjestelyistä ja vastaanottaa äänestyksen vastaukset. Yhdistyksen puheenjohtaja voi nimittää teknisen sihteerin avustamaan piirisihteeriä.
3.5 Piirihallitus huolehtii siitä, että postiäänestyksestä laaditaan päivätty ja hallituksen puheenjohtajan sekä piirisihteerin allekirjoittama pöytäkirja. Piirihallitus valitsee keskuudestaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Pöytäkirjan tulee sisältää selvitys menettelystä päätöksenteossa ja ääntenlaskennassa sekä ääntenlaskennan tulos ja sen perusteella tehty päätös. Postitse toimitettu äänestysaineisto säilytetään laissa säädetyllä tavalla.
3.6 Pöytäkirja julkaistaan piirin kotisivuilla viimeistään 60 päivän kuluttua siitä, kun postiäänestyksen määräaika on päättynyt.
4. Kokous etäyhteydellä
4.1 Edustajat voivat osallistua piirikokoukseen piirihallituksen niin päättäessä myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.
4.2 Yhdistyksen puheenjohtaja kutsuu kokoukselle tarvittavan määrän teknisiä sihteereitä, jotka vastaavat etäyhteyden seurannasta, auttavat kokouksen puheenjohtajaa puheenvuorojen jakamisessa sekä tarpeen mukaan välittävät etäyhteyden päässä olevien osallistujien kysymykset ja kommentit. Tekniset sihteerit eivät voi olla ehdokkaina vaaleissa. Kokouksen puheenjohtaja varmistaa, että vain äänioikeutetut kerhojen edustajat tekevät kokouksen päätöksiin vaikuttavia ehdotuksia ja aloitteita.
4.3 Piirisihteeri huolehtii, että kokousmateriaali on saatavilla yhdistyksen kotisivuilla 60 vrk ennen kokousta, lukuunottamatta vaaleihin liittyvää aineistoa, jonka valmistelee vaalitoimikunta.
4.4 Linkki etäyhteyskokoukseen lähetetään hyvissä ajoin kaikille ennakkoon ilmoittautuneille. Etäyhteydellä osallistuville välitetään puheenvuorossa olevan ääni ja mahdollisuuksien mukaan myös kuva ja kokousmateriaalia täydentävä esitysaineisto. Piirisihteeri lähettää etäyhteydellä osallistuville osallistumisohjeet tai varmistaa, että ne ovat saatavilla piirikokoussivulla. Etäyhteydellä osallistuvat kerhojen edustajat osallistuvat myös delegaatti-infoon.
4.5 Kerhon edustajan tunnistautuminen tapahtuu sillä sähköpostiosoitteella, jonka kerhon puheenjohtaja on ilmoittanut. Kerho ei voi antaa valtakirjaa toiselle kerholle. Linkki äänestysjärjestelmään lähetetään vain äänioikeutetuille. Tekninen sihteeri/sihteerit todentavat etäyhteydellä kokouksessa olevat edustajat ja ilmoittaa tiedot ennen kokouksen alkua piirisihteerille.
4.6 Mikäli vaaleissa tai äänestyksessä käytetään tietoliikenneyhteyden kautta tapahtuvaa äänestämistä, tekninen sihteeri/sihteerit vastaavat käytönnön järjestelyistä, ja raportoivat tuloksista äänten laskijoille. Jos ennakkoäänestäminen on mahdollista, sen ajankohta määritellään etukäteen, eikä ennakkoäänestyksen tuloksia ilmoiteta, ennen kuin kuin kaikki äänet on laskettu.
4.7 Teknisen häiriön sattuessa yhteys etäkokoustajiin pyritään palauttamaan mahdollisimman nopeasti. Jos kokouksessa todetaan, että häiriö ei johdu kokouksen järjestäjästä, jatketaan kokousta, vaikka yhteyttä ei saada palautettua. Jos häiriö johtuu kokouksen järjestäjästä, keskeytetään kokous, kunnes yhteys on palautettu. Häiriö, sen syy, kesto ja vaikutus osallistujien lukumäärään kirjataan kokouksen pöytäkirjaan. Mikäli yhteyttä ei saada palautettua, tekee piirihallitus päätöksen, miten ja milloin piirikokousasiat käsitellään loppuun. Samalla piirihallitus tekee päätöksen, onko tarpeen antaa ennakkoäänestäneille mahdollisuus muuttaa kannanottoaan.
5. Pöytäkirja
5.1 Piirikokouksen pöytäkirjaan kirjataan menettely päätöksenteossa ja ääntenlaskennassa, sekä äänestysten ja vaalien tulokset.
5.2 Piirisihteeri säilyttää kokousaineiston, äänestysliput, sähköisten äänestystulosten paperille tulostetut yhteenvetoraportit yms. vähintään satakaksikymmentä (120) päivää kokouksen jälkeen tai kunnes vaalien tulos on lainvoimainen.
Zonta International Piiri 20 ry Suomi ja Viro
Y-tunnus 2018616–4
päivitys 1.3.2023
