Piirihallituksen kokoukselle 2.8.2023

Zonta International Piiri 20 ry

PIIRIKOKOUS- JA DELEGAATTIOHJE vuoden 2023 piirikokousta varten

 

Aluejohtajilta saat tarvittaessa apua ja lisätietoja tarvittaessa.
Area Director (AD) Alue 1 Mirja Tiri mirja.tiri@elisanet.fi +358405555639
Area Director (AD) Alue 2 Anneli Mustakallio anneli.mustakallio@gmail.com +358400394972
Area Director (AD) Alue 3 Anneli Leppänen anneli.leppanen@zonta.fi +358505565012
Area Director (AD) Alue 4 Helena Reilin helena.reilin@zonta.fi +358401961211
Area Director (AD) Alue 5 Laura Lotta Andersson lauralotta.andersson@zonta.fi +358407672027
Area Director (AD) Alue 6 Tiina Rebane tiina.rebane@zonta.fi +37256693720

  1. Kerhon puheenjohtajan toimet ennen piirikokousta
  • Kutsu kokoukseen lähetetään kerhon puheenjohtajalle, piirihallituksen jäsenille, piirin toimikuntien puheenjohtajille, parlamentaarikolle, piirin entisille governoreille sekä piirin nykyisille ja entisille ZI:n hallituksen jäsenille vähintään kuusikymmentä (60) päivää ennen kokousta. Kutsu ja kokousmateriaalit julkaistaan samanaikaisesti piirikokouksen verkkosivuilla.

Piirikokouksen verkkosivut https://zonta.fi/piirikokousvarkaus/

  • Piirikokouksen virallinen kieli on suomi, (Suomen yhdistyslaki 26.5.1989/503, muutoksineen).
  • Jos kerho tai piirihallituksen varsinainen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen varsinaiseen kokoukseen käsiteltäväksi, on siitä ilmoitettava kirjallisesti piirihallituksen puheenjohtajalle (governorille) viimeistään seitsemänkymmentäviisi (75) vuorokautta ennen kokousta, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun ja esityslistalle.
  • Kerhon puheenjohtaja huolehtii, että kerhon kokous valitsee ja ilmoittaa määräpäivään mennessä 15.9.23 kerhon edustajan (t) ja varaedustajan (t), valtakirjaan oikeutetun kerhon (t) sekä kerhon pois nukkuneet jäsenet.
  • Kerhon puheenjohtaja ilmoittaa kerhon edustajan ja varaedustajan annettuun päivämäärään mennessä webropol lomakkeella, joka löytyy kutsusta sekä piirikokouksen verkkosivulta https://zonta.fi/piirikokousvarkaus/
  • Mikäli kerho ei lähetä omaa edustajaa piirikokoukseen, kerhon puheenjohtaja ilmoittaa kerhon valtakirjan saajan kerhon annettuun päivämäärään mennessä webropol lomakkeella, joka löytyy kutsusta sekä piirikokouksen verkkosivuilta https://zonta.fi/piirikokousvarkaus/
  • Kerhon puheenjohtaja ilmoittaa kerhon pois nukkuneet jäsenet annettuun päivämäärään mennessä webropol lomakkeella, joka löytyy kutsusta sekä piirikokouksen verkkosivuilta https://zonta.fi/piirikokousvarkaus/
  1. Piirikokouksen äänioikeutetut jäsenet ja edustaminen piirikokouksessa
  • Kokouksen äänivaltaisia jäseniä ovat kerhot, jotka käyttävät äänivaltaansa edustajansa välityksellä sekä yhdistykseen sääntöjen 4. pykälään mukaan kuuluvat henkilöjäsenet.
  • Kerhon äänimäärä määräytyy sen jäsenmäärän mukaan;
    jos kerhossa on enintään 30 jäsentä, on kerholla yksi (1) ääni yhdistyksen kokouksessa;
    jos kerhossa on 31–60 jäsentä, on kerholla kaksi (2) ääntä;
    ja jos kerhossa on 61 jäsentä tai yli, on kerholla kolme (3) ääntä.
    Henkilöjäsenellä on yksi (1) ääni. Piirin rahastonhoitaja laatii listan kerhojen jäsenmääristä 1.6. maksettujen kansainvälisten jäsenmaksutietojen mukaan, ja varmistaa, että kerho on maksanut myös ZI Piiri 20 maksut.
  • Yksi edustaja voi käyttää äänestyksissä kaikki ne kerhon äänet, joihin kerho on oikeutettu.
  • Etäyhteydellä toteutetussa kokouksessa ei ole mahdollista käyttää valtakirjaa.
  • Kerho voi ottaa vastaan valtakirjan kokoukseen korkeintaan kahdelta (2) kerholta. Yhden kerhon edustama äänimäärä saa kuitenkin olla korkeintaan viisi (5).
  • Piirihallitus valvoo, että kerho voi olla edustettuna kokouksessa valtakirjalla vain kahdessa (2) peräkkäisessä piirikokouksessa.
  • Henkilöjäsenet, joita ovat piirikokouksessa vaaleilla valitut piirihallituksen edustajat (puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, rahastonhoitaja ja aluejohtajat (AD) 1–6, vararahastonhoitaja, jos toimii kokouksessa rahastonhoitajan sijaisena, sekä vara-aluejohtajat 1–6 (VAD), jos he toimivat kokouksessa aluejohtajan sijaisena). Piirihallituksen jäsen ei voi toimia kerhon edustajana tai varaedustajana.
  • Piirikokoukseen voivat osallistua myös muut Zonta-kerhojen jäsenet kuin kerhon edustajat ja varaedustajat, sekä Zonta Internationalin kannattajajäsenet (supporting members). Muilla osallistujilla ei ole äänioikeutta, eikä oikeutta tehdä ehdotuksia piirikokoukselle.
  • Kaikki piirikokoukseen osallistujat ilmoittautuvat verkkosivujen kautta https://zonta.fi/piirikokousvarkaus/ Ilmoittautuminen tapahtuu Webropol Eventsin -lomakkeen avulla, josta voit valita osallistumiset eri tilaisuuksiin. Webropol Eventsiin on liitetty Paytrail maksuvälitys palvelu. Valitsemasi osallistumiset lasketaan yhteen automaattisesti ja maksu suoritetaan heti rekisteröinnin päätteeksi. Rekisteröinti on voimassa, kun maksu on maksettu.
  1. Toimet piirikokouksen aikana
  • Vain äänioikeutetuilla edustajilla on oikeus tehdä aloitteita ja äänestää kokouksessa. Muilla kokouksen osallistujilla on puhe- ja läsnäolo-oikeus.
  • Edustajan on oltava paikoillaan viisi (5) minuuttia ennen kokouksen aloitusta. Edustajille on varattu oma alueensa kokoussalissa.
  • Puheenvuoron pyytäjän on pyydettävä puheenvuoroa ja saatuaan luvan sanottava nimensä, kerhonsa ja asemansa (esim. kerhon x edustaja) ja esitettävä asiansa.
  • Puheenvuoron käyttäjä puhuu kerralla enintään kolme (3) minuuttia, paitsi jos puheenjohtaja myöntää hänelle pidennetyn ajan.
  • Samasta asiasta voi sama henkilö saada vain kaksi (2) puheenvuoroa. Toisen puheenvuoronsa hän saa vasta, kun muut puheenvuoron pyytäjät ovat käyttäneet puheenvuoronsa.
  • Tehty aloite tai korjausehdotus kirjoitetaan aloitelomakkeeseen ja tuodaan kokouksen sihteerille. Ehdottaja ja kannattaja allekirjoittavat sen. Kummankin on oltava virallisia kokousedustajia.
    Aloitelomake löytyy verkkosivuilta https://zonta.fi/piirikokousvarkaus/
  1. Ohjeet kokousedustajalle
  • Piirikokoukseen ilmoittautuminen tapahtuu piirikokouksen verkkosivujen kautta viimeistään 15.9.23 webropol lomakkeella. Ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitetaan henkilön;
    • toimiminen edustajana ja/tai varaedustajana
    • kerhon käytössä oleva(t) valtakirja(t)
    • jos kerholla on useampi ääni käytössä käyttääkö yksi edustaja voi käyttää kaikki äänet

Ilmoittautuminen piirikokoukseen alkaa viimeistään 60 päivää ennen kokousta ja päättyy annettuna määräaikana.

  • Piirikokousmaksut on maksettava henkilökohtaisesti yhdellä maksulla.
  • Sairaustapausten varalta suositellaan matkavakuutusta.
  • Kokouspaikalle saapuessaan edustajat ja varaedustajat ilmoittautuvat heille osoitetuissa pisteissä.
  • Mikäli kerhon piirikokoukseen ilmoitettu edustajalle tai varaedustajalle tulee este osallistua piirikokoukseen ilmoittautumisen määräajan 15.9.23 jälkeen ennen piirikokousta, puheenjohtaja ilmoittaa asiasta piirisihteeri Erja Lindholm erja.lindholm@zonta.fi Mikäli esteellisellä edustajalla on valtakirja(t), sen siirrosta on tehtävä ilmoitus samanaikaisesti.
  • Kokouksen aikana tapahtuvat muutokset on ilmoitettava ilmoittautumisen vastaanottajalle, ennen kokouksen alkua, joka ilmoittaa asiasta kokouksen puheenjohtajalle ja piirisihteerille.
  • Jos kerhon edustaja on kokouksessa ainoa osallistuja kyseisestä kerhosta, on kerhon mahdollista antaa hätätilanteessa toiselle kerholle valtakirja edustajansa estyessä äkillisesti. Ota tässä tilanteessa yhteys kokouksen puheenjohtajaan.
  • Edustaja tarkistaa ilmoittautumispisteellä, että on saanut äänimääränsä ja mahdollisten valtakirjojensa oikeuttaman piirikokousmateriaalin: piirikokousohjelman, esityslistan, aloitelomakkeen, punaisen ja vihreän äänestyslipun sekä muut tarvittavat äänestysliput. Jokaisesta äänestä annetaan oma piirikokousmateriaali paketti. Edustaja varmistaa, että rintakorttinsa on seuraavat tiedot oikein; nimi, kerho, edustaja 1., 2. tai 3. (delegaatti), valtakirja 1. tai 2. (proxy).
  • Edustaja huolehtii, että hänellä on kokouksessa tarvittavat muut asiakirjat, jotka ovat saatavilla piirikokouksen verkkosivuilta https://zonta.fi/piirikokousvarkaus/
  • Edustaja ja varaedustaja osallistuvat kokousta edeltävään delegaatti-infoon lauantaina klo 7.30 Warkaus-sali. HUOM! muutettu klo aikaa 17.8.23
  • Kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri laativat kokouksen pöytäkirjan, jonka tarkastavat kokouksessa valitut kaksi (2) pöytäkirjantarkastajaa. Kaikki edellä mainitut allekirjoittavat pöytäkirjan. Tarkastettu pöytäkirja julkaistaan piirin INTRA sivuilla viimeistää 6.12.23 kuudenkymmenen (60) päivän kuluessa kokouksesta. Piirisihteeri säilyttää kokousaineiston, äänestysliput yms. vähintään satakaksikymmentä (120) päivää kokouksen jälkeen. Muutoin noudatetaan piirin arkistointiohjeita.
  1. Äänestys- ja vaalituloksen määräytyminen
  • Ääntenlaskennasta vastaavat kokoukselle valitut ääntenlaskijat, joita voivat avustaa tekniset sihteerit.
  • Henkilövaaleissa äänestyslippu on mitätön, jos se ei ole vaalitoimikunnan hyväksymän mallin mukainen tai jos siitä ei selvästi ilmene, ketä ehdokasta valitsija on tarkoittanut, tai jos äänestyslipun täyttämisessä ei muutoin ole noudatettu vaalitoimikunnan antamia ohjeita. Ääntenlaskijat päättävät äänten hylkäämisestä ja laskevat vaalien tuloksen. Mitättömät äänestysliput erotetaan muista, ja niiden lukumäärä kirjataan pöytäkirjaan hylättyinä ääninä.
  • Päätökset piirikokouksessa tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä, elleivät säännöt toisin määrää. Äänten mennessä vaaleissa tasan ratkaistaan tulos arvalla. Muissa asioissa kokouksen puheenjohtajan ääni ratkaisee. Päätös maksuista tehdään kahden kolmasosan (2/3) ääntenenemmistöllä. Päätös yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta tehdään vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä.
  1. Edustajan matkakorvaus
  • Piirin kongressirahastosta maksetaan piirikokoukseen osallistuvien edustajien (delegaattien) matkakulut tositteiden perusteella. Piirin rahastonhoitaja Aino Rahunen lähettää webropol lomakkeen korvaukseen oikeutetuille edustajille (delegaateille), johon vastataan 29.10.2003 mennessä. Muista liittää tositteet mukaan lomakkeella. Sallitut tiedostomuodot: pdf, doc, docx, jpg, jpeg, png.
    Koko enintään 1Mb/tosite, voit lisätä useita tositteita lähetä liite kohdasta. Piirin rahastonhoitaja Aino Rahunen maksaa korvauksen kahden viikon kuluttua päättymisajasta 12.11.2023.
  • Piiri suosittelee, että kerho maksaa edustajalle vähintään kokouksen ilmoittautumismaksun.
  • Mikäli kerho on saanut valtakirjan, sen antanut kerho osallistuu valtakirjaedustajan kokouskuluihin kerhojen keskenään sopimalla tavalla maksamalla sovitun osuuden, esim. puolet ilmoittautumismaksusta kerholle.