Hyväksytty piirihallituksen kokouksessa 15.6.2022
ZONTA INTERNATIONAL PIIRI 20
KULUKORVAUSOHJE kaudelle 1.6.2022 – 31.5.2024
Piirin voimassa olevan menettelytapaohjeen mukaisesti piirihallitus tarkistaa ja vahvistaa kunkin kaksivuotiskauden ensimmäisessä piirihallituksen kokouksessa kulukorvausohjeen, joka perustuu piirikokouksessa hyväksyttyyn talousarvioon. Tämä kulukorvausohje julkaistaan piirin verkkosivuilla kohdassa: Hallinto sekä piirikokousaineistojen yhteydessä.
Matkakorvaukset haetaan matkakorvaukseen oikeutetuille lähetetyllä webropol linkillä, johon liitetään tositteet mukaan. Korvaushakemus tulee tehdä pääsääntöisesti kahden viikon kuluessa matkasta ja korvaus maksetaan seuraavan kahden viikon kuluessa.
Matka- ja muut kulukorvaukset maksetaan tositteisiin perustuvina korvauksina ja matkakulut korvataan edullisimman kulkuneuvon mukaan. Majoituskulut korvataan kahden hengen huoneessa.
Mikäli 2hh majoittuu toisena muu kuin matkakorvaukseen oikeutettu henkilö, huonehinnasta korvataan puolet. Mikäli 2hh sijasta laskuttaja on majoittunut 1 hh, niin huonehinnasta korvataan 2hh hintaa vastaava summa.
Conventionin ja piirikokousten osalta edustaja- ja matkakorvausten hakeminen tapahtuu seuraavasti:
Convention Hampuri:25-28.6.2022, korvauksen haku viimeistään 19.7.2022 (Webropol -matkakorvauslomake lähetetään suoraan matkakorvaukseen oikeutetuille.)
Piirikokous Seinäjoki 7.-9.10.2022, korvauksen haku viimeistään 30.10.2022 (Webropol -matkakorvauslomake lähetetään suoraan matkakorvaukseen oikeutetuille.)
Piirikokous Varkaus 6.-8.10.2023, korvauksen haku viimeistään 29.10.2023 (Webropol -matkakorvauslomake lähetetään suoraan matkakorvaukseen oikeutetuille.)
Piirikokoukset
Piirin varoista maksetaan piirihallituksen, piirisihteerin, parlamentaarikon, Governorin kokoukseen kutsumien toimikuntien puheenjohtajien, parillisen vuoden syksyn piirikokoukseen osallistuvien kautensa päättäneiden Governorin ja rahastonhoitajan sekä Governorin erikseen nimeämien henkilöiden matka- ja majoituskulut.
Piirin varoista maksetaan lisäksi Zonta Internationalin hallituksen edustajan ja oman Piirin kansainvälisen hallituksen jäsenen kokouskulut. Piiri maksaa myös kansainvälisen edustajan majoituskulut, matkat piirin sisällä ja ylläpidon välittömästi ennen ja jälkeen piirikokouksen.
Piirin kongressirahastosta maksetaan piirikokoukseen osallistuvien delegaattien (kerhojen edustajien) matkakulut.
Piirihallituksen kokoukset
Piirihallituksen kokouskulut maksetaan piirin varoista vuotuisen hyväksytyn talousarvion mukaan. Piirihallituksen jäsenille, parlamentaarikolle ja muille kokoukseen kutsutuille maksetaan matka- ja majoituskulut.
Toimikunnat
Piirin talousarviossa voidaan osoittaa varoja toimikuntien käyttöön. Toimikuntien puheenjohtajat esittävät laskunsa korvausta varten. Governor hyväksyy laskut.
Aluetapaamiset ja kerhojen tilaisuudet
Piirin varoista korvataan Area Directorin (aluejohtajan) ja Vice Area Directorin (vara-aluejohtajan) matkakulut oman alueen kokoukseen ja kerhojen tilaisuuksiin. Piirin varoista korvataan myös Governorin tai hänen edustajansa matkakulut aluekokouksiin ja kerhojen tilaisuuksiin. Järjestävä kerho vastaa kustannuksista paikan päällä ja pyrkii tarvittaessa järjestämään majoituksen.
Piirin varoista korvataan aluetapaamisten (kokousten ja seminaarien) järjestämiskuluja. Kunkin alueen aluejohtaja hakee Governorilta oman alueensa aluetapaamisten järjestelyihin varoja esittämällä kuluselvityksen. Governor päättää kulujen hyväksymisestä talousarvion puitteissa.
Yleiskokous (Convention)
Piirihallitus tekee ehdotuksen kongressirahastosta maksettavasta delegaattikorvauksesta, jonka piirikokous vahvistaa. Delegaattikorvauksen maksamisen edellytyksenä on, että delegaatti osallistuu kaikkiin Zonta Internationalin yleiskokouksen varsinaisen kokousohjelman ’Business Session’ -tilaisuuksiin.
Piirin varoista maksetaan virkansa jättävän ja virkaan astuvan Governorin matka- ja majoituskulut sekä ilmoittautumismaksu.
Piirin suositukset kerhoille
Piiri suosittelee, että kerho maksaa delegaatilleen vähintään piirikokouksen ilmoittautumismaksun. Mikäli kerho on saanut valtakirjan (proxyn), sen antanut kerho osallistuu piirikokouskuluihin kerhojen keskenään sopimalla tavalla maksamalla sovitun osuuden delegaatin kerholle.
Piiri suosittaa, että kerho maksaa omalle convention delegaatilleen vähintään ilmoittautumismaksun. Mikäli kerho on saanut valtakirjan (proxyn), sen antanut kerho osallistuu yleiskokouskuluihin kerhojen keskenään sopimalla tavalla maksamalla sovitun osuuden delegaatin kerholle.
Zonta International Piiri 20 ry Suomi ja Viro
Y-tunnus 2018616–4
päivitys 1.3.2023
