Hyväksytty Varkauden piirikokous 7.10.2023
ZONTA INTERNATIONAL PIIRI 20 RY:N MENETTELYTAPAOHJEET
1. Yleistä
1.1. Zonta International Piiri 20 ry (jäljempänä piiri) on Suomessa rekisteröity yhdistys, joka noudattaa Suomessa kulloinkin voimassa olevaa yhdistyslakia, yhdistyksen Patentti- ja rekisterihallituksessa (jäljempänä PRH) hyväksyttyjä sääntöjä sekä Zonta Internationalin Bylawsia, Zonta Internationalin Rules of Proceduresia ja muita Zonta Internationalin (jäljempänä ZI) antamia toimintaohjeita siltä osin kuin nämä kansainväliset säännöt ja ohjeet eivät ole ristiriidassa Suomen lainsäädännön kanssa. Viron alueella piirin toimintaan sovelletaan edellä mainittuja ZI:n sisäisiä sääntöjä ja toimintaohjeita sekä Viron lainsäädäntöä.
1.2. Piirin Bylaws & Resolutions Committee (Sääntö- ja päätöslauselmatoimikunta) tarkistaa ja ehdottaa piirikokoukselle korjauksia piirin menettelytapaohjeisiin tarvittaessa joka kaksivuotiskaudella Conventionin (jäljempänä Zonta Internationalin yleiskokous tai yleiskokous) jälkeen varmistaakseen, että ne eivät ole ristiriidassa ZI:n Bylaws -sääntöjen kanssa. Menettelytapaohjeiden muuttamiseen piirikokouksessa vaaditaan yli puolet annetuista äänistä.
1.3. Piirin sääntöjen 4 pykälän mukaan piirin jäseniä ovat Suomessa ja Virossa rekisteröidyt zontakerhot, Zonta Internationalin piirin jäseniksi osoittamat e-clubit ja piirikokouksessa hallituksen varsinaisiksi jäseniksi valitut henkilöt.
1.4. Zonta Internationalin kannattajajäsenet (Supporting members) voivat osallistua piirin ja kerhojen järjestämiin tapahtumiin, mutta heillä ei ole äänioikeutta, eikä heitä voida valita piirin tai kerhojen tehtäviin. Osallistumisoikeuden edellytyksenä on, että kannattajajäsen on maksanut asianomaisen tapahtuman ja ZI jäsenmaksut.
2. Piirikokoukset
2.1. Piirin vuosikokoukset (jäljempänä piirikokous) järjestetään voimassa olevien PRH:ssa vahvistettujen piirin sääntöjen mukaan.
2.2. Parittoman vuoden piirikokouksen ajankohdan hyväksyy ZI:n presidentti. Tähän kokoukseen osallistuu kansainvälisen hallituksen jäsen. Muiden piirikokousten ajankohdan päättää piirihallitus. Tulevasta piirikokouspaikasta ja järjestäjästä päätetään piirikokouksessa neljä vuotta aikaisemmin. Ylimääräisen piirikokouksen ajankohdan ja paikan päättää piirihallitus.
2.3. Governor nimittää piirikokoustoimikunnan, joka yhdessä kokouksen aikana virassa olevan governorin kanssa valmistelee kokouksen ohjelman, aikataulun ja budjetin. Piirikokoustoimikunnan jäseninä ovat yleensä piirikokouspaikkakunnalla toimivan Zonta-kerhon jäseniä, mutta siihen voi kuulua myös muita henkilöitä. Piirikokouksen rahaliikenne ja kirjanpito hoidetaan osana piirin pankkiliikennettä ja kirjanpitoa omalla kustannuspaikallaan. Piirikokoustoimikunnan jäsen toimii laskujen asiatarkastajana. Piirin rahastonhoitaja raportoi piirikokouksen taloustilanteesta tarpeen mukaan.
2.4. Kerhojen edustajien lukumäärä piirikokouksessa määräytyy piirin maksujen viimeisimmän eräpäivän 1.6. jäsentilanteen mukaan.
2.5. Kutsu piirikokoukseen lähetetään sähköisesti tai kirjeitse kerhoille, piirihallituksen jäsenille, piirin toimikuntien puheenjohtajille, parlamentaarikolle ja entisille piirin governoreille vähintään 60 päivää ennen piirikokousta. Kutsu ja piirikokousmateriaalit julkaistaan piirin verkkosivulla.
2.6. Piirin sääntöjen mukaisen piirikokouksen esityslistan valmistelee governor yhdessä piirihallituksen kanssa. Piirikokouksessa voidaan ottaa päätettäväksi vain esityslistassa olevat asiat.
2.7. Piirillä on erillinen äänestys- ja vaalijärjestys, jossa on yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen 5§:n 3 kappaletta ja 5§:n 13 kappaletta täydentävät määräykset koskien päätöksentekoa yhdistyksen kokouksiin osallistumisesta erillisissä äänestystilaisuuksissa tai varsinaisessa piirikokouksessa, kun osallistuminen tapahtuu postitse tai tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla. Äänestys- ja vaalijärjestyksen valmistelee Bylaws & Resolutions toimikunta piirihallitukselle, joka tekee esityksen piirikokoukselle. Äänestys- ja vaalijärjestyksen päättämiseen ja muuttamiseen piirikokouksessa vaaditaan yli puolet annetuista äänistä.
2.8. Piirikokous tekee päätökset sen kaikkia varsinaisia jäseniä koskevista sitoumuksista kuten esimerkiksi yhteisistä varainhankintakampanjoista.
2.9. Governor ja piirikokouksen sihteeri laativat piirikokouksen pöytäkirjan, jonka tarkastavat kokouksessa valitut kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Kaikki edellä mainitut henkilöt allekirjoittavat pöytäkirjan. Tarkastettu pöytäkirja julkaistaan piirin verkkosivuilla 60 päivän kuluessa piirikokouksesta. Piirisihteeri säilyttää piirikokousaineiston, äänestysliput yms. vähintään 120 päivää piirikokouksen jälkeen. Muutoin noudatetaan piirin arkistointiohjeita.
2.10. Piirikokousraportin ja ehdotuksen piirikokouksen voiton käytöstä ZI:n päämäärien mukaisesti tekee piirikokoustoimikunta piirihallitukselle 90 päivän kuluessa piirikokouksesta. Voiton jakautuminen: 550 € Lisa Andström -stipendirahastoon, jonka jälkeen loppu 1/3 osa piirin palvelukohteisiin, 1/3 osa ZI:n palveluprojekteihin ja 1/3 osa järjestävän kerhon omiin palvelukohteisiin, mikäli kokonaistuotto ylittää 850 €. Muutoin 550 € ylittävä osa ohjataan järjestävän kerhon esittämiin palvelukohteisiin. Mahdollinen piirikokouksesta syntynyt tappio katetaan piirin varoista. Piirikokouksesta syntyneen voiton käytöstä tai tappion kattamisesta päätetään piirihallituksen esityksestä seuraavassa piirikokouksessa.
3. Valinnat piirin tehtäviin
3.1. Piirin vaalitoimikunta pyytää parittoman vuoden keväällä huhtikuun loppuun mennessä kerhoilta ehdokkaita piirin tehtäviin seuraavalle kaksivuotiskaudelle. Vaalitoimikunta voi myös kutsua ehdokkaita. Jokainen ehdokas täyttää sähköisesti ehdokaslomakkeen; ehdottajakerho kirjoittaa ehdotuksensa perustelut, jotka ehdokas kopioi lomakkeeseen.
3.2. Vaalitoimikunta tarkastaa, että ehdokkaat täyttävät ZI:n Bylawsin kelpoisuuskriteerit ja laatii kerhojen ehdotusten sekä oman harkintansa ja tietämyksensä pohjalta ehdokaslistan, jossa on vähintään yksi ehdokas jokaiseen piirin tehtävään, paitsi vaalitoimikuntaan vähintään viisi ehdokasta sekä Lisa Andström -stipenditoimikuntaan vähintään neljä ehdokasta, joista eniten ääniä saanut valitaan toimikunnan puheenjohtajaksi; Lisa Andström -stipenditoimikunnan viidennen jäsenen nimeää Haminan Zonta-kerho. Rahastonhoitaja ja aluejohtaja voi toimia samassa tehtävässä kaksi perättäistä kaksivuotiskautta v. 2022 hyväksyttyjen ZI Bylaws’n mukaisesti. Tämän jälkeen vaalitoimikunta lähettää ehdokkaalle ja ehdottajakerhon puheenjohtajalle suostumus- ja vakuutuslomakkeen hyväksyttäväksi. Ehdokaslista julkaistaan piirin verkkosivuilla vähintään 60 päivää ennen vaalikokousta.
3.3. Vaalitoimikunta raportoi ehdokasasettelun etenemisestä governorille ja piirihallitukselle, jotka eivät kuitenkaan ota kantaa ehdokaslistan sisältöön.
3.4. Vaalitoimikuntaan valitaan piirikokouksessa vaaleissa kolme eniten ääniä saanutta ehdokasta, joista eniten ääniä saanut toimii toimikunnan puheenjohtajana.
3.5 Vaaleissa ehdolla olevat eivät voi toimia ääntenlaskijoina tai avustaa heitä, eivätkä jakaa tai muutoin käsitellä äänestyslippuja.
4. Kerhojen maksut piirille
4.1. Kerhot maksavat vuosittain piirin jäsenmaksun ja kongressirahastomaksun, jotka peritään kerhon jäsenmäärän mukaan. Piirin henkilöjäseniltä ei peritä jäsenmaksua, koska he maksavat kerhonsa veloittaman jäsenmaksun. Jäsenen liittyessä zonta-kerhoon 1.12. jälkeen kerho maksaa piirille puolet koko kauden jäsenmaksusta ja kongressirahastomaksusta. Piirikokous voi päättää, että Piiri noudattaa jäsenmaksuissaan ZI:n omissa jäsenmaksuissaan kulloinkin noudattamia alennusperiaatteita. Piirikokous voi päättää, että kerhoilta peritään verkkosivujen ylläpidon, tuen ja kehityspalvelut turvaava vuosimaksu, jonka suuruus ei riipu kerhon jäsenmäärästä.
4.2. Piirin kohdassa 4.1 mainittujen maksujen eräpäivä on 1.6. Maksujen suoritus piirille on edellytyksenä kerhon äänioikeudelle piirikokouksessa. Piirin rahastonhoitaja ohjeistaa kerhot maksumenettelystä. Ohje on saatavilla piirin verkkosivuilla.
4.3. Piirin rahastoihin, pois lukien kongressirahasto, voi tehdä lahjoituksia ympäri vuoden. Piirin rahastonhoitaja ohjeistaa kerhoja erikseen varainhankintakampanjoiden tuottojen tilityksestä piirin tilille.
5. Piirihallituksen toiminta
5.1. Piirin asioita hoitaa hallitus (piirihallitus), johon kuuluvat puheenjohtaja (Governor), varapuheenjohtaja (Lieutenant Governor), rahastonhoitaja (Treasurer) sekä kuusi aluejohtajaa (Area Director). Edellä mainituilla on äänioikeus piirihallituksen kokouksessa sekä piirikokouksissa. Rahastonhoitajalla ja aluejohtajilla on henkilökohtaiset varahenkilöt (Vice Treasurer ja Vice Area Director). Varahenkilöillä on äänioikeus piirikokouksissa ja piirihallituksen kokouksissa varsinaisen jäsenen poissa ollessa. Piirin sihteerinä toimii governorin nimittämä piirisihteeri, jolla piirihallituksen kokouksissa on puheoikeus, mutta ei äänioikeutta.
5.2. Piirihallitus kokoontuu tarpeen mukaan. Piirihallitus voi tehdä päätöksiä tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen kautta edellyttäen, että kaikilla hallituksen jäsenillä on valmiudet osallistua kokoukseen. Sähköisesti tapahtuneen äänestyksen tulos ja muut hallituksen päätökset kirjataan pöytäkirjaan, jonka kokouksessa valitut kaksi pöytäkirjan tarkastajaa todentavat oikeaksi.
5.3. Piirihallituksen tehtävänä on pitää yhdistyksen kerhoista jäsenluetteloa, sekä ajantasaista luetteloa kerhon puheenjohtajien ja rahastonhoitajien yhteystiedoista. Jäsenluettelo tarkistetaan kunkin kauden ensimmäisessä piirihallituksen kokouksessa, jossa hyväksytään uudet jäsenet ja todetaan eronneet jäsenet. Governor nimittää jäsenluettelon vastuuhenkilön, esimerkiksi piirisihteerin tai rahastonhoitajan.
5.4. Hallituksen kokouksiin saavat osallistua governorin kutsumina piirihallituksen varajäsenet, toimikuntien puheenjohtajat, piirin parlamentaarikko sekä seuraavalle kaudelle valittu tuleva governor (Governor-Elect), jollei hän ole piirihallituksen jäsen sekä muut kokoukseen kutsutut henkilöt. Edellä mainituilla on hallituksen kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus, mutta ei äänioikeutta.
5.5. Governor laatii piirihallituksen kokousten esityslistat.
5.6. Piirihallituksen kokouksen sihteeri laatii pöytäkirjan, jonka kokouksen puheenjohtaja, kokouksen sihteeri ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa allekirjoittavat.
5.7. Governorin tai hänen nimeämänsä edustajan tulee vastata 60 päivän kuluessa kerhon tai kerhon hallituksen esittämään kirjalliseen piiriä koskevaan kysymykseen tai ehdotukseen, ellei kyseessä ole kerhon esitys piirikokoukselle.
6. Piirin toimikunnat
6.1. Governor nimittää jäsenet piirin toimikuntiin kaksivuotiskaudekseen lukuun ottamatta piirin säännöissä mainittuja Nominating Committee (Vaalitoimikuntaa) ja Lisa Andström – stipenditoimikuntaa, joiden jäsenet valitaan vaaleilla parittoman vuoden piirikokouksessa.
6.2. ZI:n v. 2022 julkaiseman District Manualin mukaan governor nimittää seuraavat toimikunnat: Bylaws & Resolutions Committee (Sääntö- ja päätöslauselmatoimikunta) Advocacy Committee & UN (Naisten oikeuksien ja YK -toimikunta) Membership Committee (Jäsenyystoimikunta); Lieutenant Governor on puheenjohtaja Service Committee (Palvelutoimikunta) Piirikokoustoimikunta (governor sekä järjestävän kerhon tai governorin nimeämät henkilöt, piirikokouksen aikana toimiva tehtävässä toimiva governor-elect)
6.3. Governor voi nimittää muita tarpeelliseksi katsomiaan piirin toimikuntia, kuten esimerkiksi:
– PR-, viestintä- ja IT-toimikunta
– Stipenditoimikunta (Amelia Earhart, Jane M. Klausman, YWPA ja STEM-stipendit)
– Taloustoimikunta
– Varainhankintatoimikunta
– Historiatoimikunta
6.4. Governorin nimittämiä toimihenkilöitä ovat mm.
– Zonta.fi- ja zonta.ee -sivustojen webmasterit
– Parlamentaarikko
– Foundation Ambassador
6.5 Arkistointi
Piirikokousten ja piirihallituksen kokousten paperille tulostetut pöytäkirjat liitteineen säilyttää piirisihteeri, kunnes ne voidaan siirtää Kansallisarkistoon. Rahastonhoitaja säilyttää tilinpäätöksiin liittyvät dokumentit kirjanpitolain 10 §:n mukaisesti. Piirin sähköisten uutiskirjeiden ja sosiaalisen median materiaalien säilyttämisestä vastaa niiden julkaisija.
7. Piirin varojen hoito ja kulukorvaukset
7.1. Piirin rahastonhoitaja vastaa piirin varojen hoidosta. Piirin varojen pitkäaikaisessa sijoittamisessa tulee ottaa huomioon piirin kulloinenkin maksuvalmiustarve sekä se, että varat sijoitetaan mahdollisimman tuottavasti ja turvaavasti.
7.2. Piirihallitus vastaa, että piirin järjestämillä varainhankintakampanjoilla on voimassa oleva Poliisihallituksen lupa.
7.3 Piirihallitus tarkistaa ja vahvistaa kunkin kaksivuotiskauden ensimmäisessä piirihallituksen kokouksessa piirin kulukorvausohjeen, joka perustuu piirikokouksessa hyväksyttyyn talousarvioon. Kulukorvausohje julkaistaan piirin verkkosivuilla.
7.4 Rahastonhoitaja maksaa laskua vastaan piirihallituksen piirikokouksen hyväksymän talousarvion rajoissa laatiman kulukorvausohjeen mukaiset korvaukset. Piirin laskut hyväksyy governor. Governorin piirille osoittamat kulukorvauslaskut hyväksyy lieutenant governor.
7.5 Piirin rahastoja ovat:
Kongressirahasto
Lisa Andström -stipendirahasto
Helvi Sipilä -rahasto
7.6 Piirin rahastonhoitaja tekee tarvittaessa piirin veroilmoituksen ja lähettää sen veroviranomaisille.
8. Piirin tiedotustoiminta
Piirin sisäinen ja ulkoinen tiedotustoiminta tapahtuu pääasiassa piirin verkkosivujen kautta. Lisäksi muita tiedotuskanavia ovat sähköposti, sosiaalinen media ja uutiskirjeet. Tiedotustoiminnassa noudatetaan ZI:n hallituksen antamia tiedotustoimintaa koskevia toimintaohjeita (Policies) siltä osin kuin ne eivät ole ristiriidassa Suomen lainsäädännön kanssa.
9. Zonta Internationalin yleiskokous
Kerhot lähettävät ZI:n Bylawsin mukaisesti delegaattinsa (edustajansa) ZI:n yleiskokoukseen tai antavat proxyn (valtakirjan) toisen kerhon edustajalle. Yleiskokouksen jälkeen delegaatti raportoi yleiskokouksen päätöksistä ja tapahtumista omalle kerholleen ja proxyn hänelle antaneelle kerholle. ZI:n yleiskokouksen kulujen korvaamisesta on ohje piirin kulukorvausohjeissa.
10. Muuta
Väistyvät piirin virkailijat ja toimikuntien puheenjohtajat toimittavat seuraajilleen kaikki tarvikkeet ja asiakirjat, jotka kuuluvat heidän viralliseen asemaansa, viimeistään kolmenkymmenen (30) päivän sisällä seuraajan virkaanasettamisesta.
11. Muita ZI:n piirin ohjeita ja sääntöjä
Zonta International Piiri 20 säännöt (Patentti- ja rekisterihallituksen hyväksymät)
Kulukorvausohje
Piirikokous- ja edustajaohje
Piirikokouksen aloitelomake
Piirin äänestys- ja vaalijärjestys
Lisa Andström -stipendirahaston säännöt
Helvi Sipilä -rahaston säännöt
ZI Piiri 20 rahankeräyslupa
Rekisteri- ja tietosuojaselosteet (GDPR-ohjeistus henkilötietojen käsittelystä)
Piiri 20 hallituksen valtuutus: tietoteknisten alustojen pääkäyttäjä(t) (esim. nettisivut, sähköinen tilinpitojärjestelmä, pankkitilit yms.)
Zonta-kerhojen mallisäännöt (Patentti- ja rekisterihallituksen
Zonta International Piiri 20 ry Suomi ja Viro
Y-tunnus 2018616–4
päivitys 7.8.2024
