Zonta International Piiri 20 ry

PIIRIKOKOUS- JA DELEGAATTIOHJE vuoden 2024 piirikokousta varten

Aluejohtajilta saat tarvittaessa apua ja lisätietoja tarvittaessa.

Area Director (AD) Alue 1 Tuire Kaitila-Tarvainen, tuire.kaitila-tarvainen@fimnet.fi, +358405098089

Area Director (AD) Alue 2 Helinä Mesiäislehto-Soukka,  helina.mesiaislehtosoukka@gmail.com, +358400672235

Area Director (AD) Alue 3 Anneli Leppänen, anneli.leppanen@zonta.fi +358505565012

Area Director (AD) Alue 4 Jenni Koivumäki, jenni.koivumaki@zonta.fi  +358407392486

Area Director (AD) Alue 5 Ulla Lumijärvi, ulla.lumijarvi@gmail.com +35844521396

Area Director (AD) Alue 6, Lea Elias, lea.elias91@gmail.com, +37255657573

 

1.  Kerhon puheenjohtajan toimet ennen piirikokousta

 Kutsu kokoukseen lähetetään kerhon puheenjohtajalle, piirihallituksen jäsenille, piirin toimikuntien puheenjohtajille, parlamentaarikolle, piirin entisille governoreille sekä piirin nykyisille ja entisille ZI:n hallituksen jäsenille vähintään kuusikymmentä (60) päivää ennen Kutsu ja kokousmateriaalit julkaistaan samanaikaisesti piirikokouksen verkkosivuilla.

Piirikokouksen verkkosivut https://zonta.fi/piirikokous2024/

  • Piirikokouksen virallinen kieli on suomi, (Suomen yhdistyslaki 5.1989/503, muutoksineen).
  • Jos kerho tai piirihallituksen varsinainen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen varsinaiseen kokoukseen käsiteltäväksi, on siitä ilmoitettava kirjallisesti piirihallituksen puheenjohtajalle (governorille) viimeistään seitsemänkymmentäviisi (75) vuorokautta ennen kokousta, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun ja esityslistalle.
  • Puheenjohtaja huolehtii, että kerhon kokous valitsee ja ilmoittaa määräpäivään mennessä 6.9.24 kerhon edustajan (t) ja varaedustajan (t), valtakirjaan oikeutetun kerhon (t) sekä kerhon pois nukkuneet jäsenet.
  • Kerhon puheenjohtaja ilmoittaa kerhon edustajan ja varaedustajan annettuun päivämäärään mennessä webropol-lomakkeella, joka löytyy kutsusta sekä piirikokouksen verkkosivuilta https://zonta.fi/piirikokous2024/
  • Mikäli kerho ei lähetä omaa edustajaa piirikokoukseen, kerhon puheenjohtaja ilmoittaa kerhon valtakirjan saajan kerhon annettuun päivämäärään mennessä webropol-lomakkeella, joka löytyy kutsusta sekä piirikokouksen verkkosivuilta https://zonta.fi/piirikokous2024
  • Kerhon puheenjohtaja ilmoittaa kerhon pois nukkuneet jäsenet annettuun päivämäärään mennessä webropol-lomakkeella, joka löytyy kutsusta sekä piirikokouksen verkkosivuilta https://zonta.fi/piirikokous2024/

2.  Piirikokouksen äänioikeutetut jäsenet ja edustaminen piirikokouksessa

 Kokouksen äänivaltaisia jäseniä ovat kerhot, jotka käyttävät äänivaltaansa edustajansa välityksellä sekä yhdistykseen sääntöjen 4. pykälään mukaan kuuluvat henkilöjäsenet.

  • Kerhon äänimäärä määräytyy sen jäsenmäärän mukaan;
  • jos kerhossa on enintään 30 jäsentä, on kerholla yksi (1) ääni yhdistyksen kokouksessa; jos kerhossa on 31–60 jäsentä, on kerholla kaksi (2) ääntä;
  • ja jos kerhossa on 61 jäsentä tai yli, on kerholla kolme (3) ääntä.
  • Henkilöjäsenellä on yksi (1) ääni. Piirin rahastonhoitaja laatii listan kerhojen jäsenmääristä 1.6. maksettujen kansainvälisten jäsenmaksutietojen mukaan, ja varmistaa, että kerho on maksanut myös ZI Piirin 20 maksut.
  • Yksi edustaja voi käyttää äänestyksissä kaikki ne kerhon äänet, joihin kerho on
  • Etäyhteydellä toteutetussa kokouksessa ei ole mahdollista käyttää
  • Kerho voi ottaa vastaan valtakirjan kokoukseen korkeintaan kahdelta (2) Yhden kerhon edustama äänimäärä saa kuitenkin olla korkeintaan viisi (5).
  • Piirihallitus valvoo, että kerho voi olla edustettuna kokouksessa valtakirjalla vain kahdessa (2) peräkkäisessä piirikokouksessa.
  • Henkilöjäsenet, joita ovat piirikokouksessa vaaleilla valitut piirihallituksen edustajat (puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, rahastonhoitaja ja aluejohtajat (AD) 1–6, vararahastonhoitaja, jos toimii kokouksessa rahastonhoitajan sijaisena, sekä vara-aluejohtajat 1–6 (VAD), jos he toimivat kokouksessa aluejohtajan sijaisena). Piirihallituksen jäsen ei voi toimia kerhon edustajana tai varaedustajana.
  • Piirikokoukseen voivat osallistua myös muut Zonta-kerhojen jäsenet kuin kerhon edustajat ja varaedustajat, sekä Zonta Internationalin kannattajajäsenet (supporting members). Muilla osallistujilla ei ole äänioikeutta, eikä oikeutta tehdä ehdotuksia piirikokoukselle.
  • Kaikki piirikokoukseen osallistujat ilmoittautuvat verkkosivujen kautta https://zonta.fi/piirikokous2024/ ja huolehtivat siitä, että osallistumis-, ateria- ym. maksut on hoidettu määräpäivään mennessä.

3.  Toimet piirikokouksen aikana

 Vain äänioikeutetuilla edustajilla on oikeus tehdä aloitteita ja äänestää Muilla kokouksen osallistujilla on puhe- ja läsnäolo-oikeus.

  • Edustajan on oltava paikoillaan viisi (5) minuuttia ennen kokouksen Edustajille on varattu oma alueensa kokoussalissa.
  • Puheenvuoron pyytäjän on pyydettävä puheenvuoroa ja saatuaan luvan sanottava nimensä, kerhonsa ja asemansa (esim. kerhon x edustaja) ja esitettävä asiansa.
  • Puheenvuoron käyttäjä puhuu kerralla enintään kolme (3) minuuttia, paitsi jos puheenjohtaja myöntää hänelle pidennetyn ajan.
  • Samasta asiasta voi sama henkilö saada vain kaksi (2) Toisen puheenvuoronsa hän saa vasta, kun muut puheenvuoron pyytäjät ovat käyttäneet puheenvuoronsa.
  • Tehty aloite tai korjausehdotus kirjoitetaan aloitelomakkeeseen ja tuodaan kokouksen Ehdottaja ja kannattaja allekirjoittavat sen. Kummankin on oltava virallisia kokousedustajia.

 

4.  Ohjeet kokousedustajalle

  • Piirikokoukseen ilmoittautuminen tapahtuu piirikokouksen verkkosivujen kautta viimeistään 6.9.24 webropol-lomakkeella. Early bird -rekisteröinnin hinta on voimassa 6.9.2024 asti. Ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitetaan henkilön;
  • toimiminen edustajana ja/tai varaedustajana
  • kerhon käytössä oleva(t) valtakirja(t)
  • jos kerholla on useampi ääni käytössä, käyttääkö yksi edustaja voi käyttää kaikki äänet
  • Piirikokousmaksut maksetaan ilmoittautumislomakkeeseen liitetyn maksupalvelun kautta; ohjeet ovat ilmoittautumissivulla. Maksu kannattaa hoitaa heti ilmoittautumisen jälkeen. Suora tilimaksu ei ole enää mahdollinen.
  • Sairaustapausten varalta suositellaan
  • Kokouspaikalle saapuessaan edustajat ja varaedustajat ilmoittautuvat heille osoitetuissa pisteissä.
  • Mikäli kerhon piirikokoukseen ilmoitettu edustajalle tai varaedustajalle tulee este osallistua piirikokoukseen ilmoittautumisen määräajan 20.9.24 jälkeen ennen piirikokousta, puheenjohtaja ilmoittaa asiasta piirisihteeri Riitta Lehtoselle riitta.lehtonen@zonta.fi. Mikäli esteellisellä edustajalla on valtakirja(t), sen siirrosta on tehtävä ilmoitus samanaikaisesti.
  • Kokouksen aikana tapahtuvat muutokset on ilmoitettava ennen kokouksen alkua ilmoittautumisen vastaanottajalle, joka ilmoittaa asiasta kokouksen puheenjohtajalle ja piirisihteerille.
  • Jos kerhon edustaja on kokouksessa ainoa osallistuja kyseisestä kerhosta, on kerhon mahdollista antaa hätätilanteessa toiselle kerholle valtakirja edustajansa estyessä äkillisesti. Ota tässä tilanteessa yhteys kokouksen puheenjohtajaan.
  • Edustaja tarkistaa ilmoittautumispisteellä, että on saanut äänimääränsä ja mahdollisten valtakirjojensa oikeuttaman piirikokousmateriaalin: piirikokousohjelman, esityslistan, aloitelomakkeen, punaisen ja vihreän äänestyslipun sekä muut tarvittavat äänestysliput. Jokaisesta äänestä annetaan oma piirikokousmateriaalipaketti. Edustaja varmistaa, että rintakorttinsa on seuraavat tiedot oikein; nimi, kerho, edustaja 1., 2. tai 3. (delegaatti), valtakirja 1. tai 2. (proxy).
  • Edustaja huolehtii, että hänellä on kokouksessa tarvittavat muut asiakirjat, jotka ovat saatavilla piirikokouksen verkkosivuiltahttps://zonta.fi/piirikokous2024/
  • Edustaja ja varaedustaja osallistuvat kokousta edeltävään Teams-yhteydellä järjestettävääm delegaatti-infoon maanantaina 7.10.2024 klo 18–19.
  •  Kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri laativat kokouksen pöytäkirjan, jonka tarkastavat kokouksessa valitut kaksi (2) pöytäkirjantarkastajaa. Kaikki edellä mainitut allekirjoittavat pöytäkirjan. Tarkastettu pöytäkirja julkaistaan piirin INTRA-sivuilla kuudenkymmenen (60) päivän kuluessa kokouksesta. Piirisihteeri säilyttää kokousaineiston, äänestysliput vähintään satakaksikymmentä (120) päivää kokouksen jälkeen. Muutoin noudatetaan piirin arkistointiohjeita.

 

5.    Äänestys- ja vaalituloksen määräytyminen

  •  Ääntenlaskennasta vastaavat kokoukselle valitut ääntenlaskijat, joita voivat avustaa tekniset
  • Henkilövaaleissa äänestyslippu on mitätön, jos se ei ole vaalitoimikunnan hyväksymän mallin mukainen tai jos siitä ei selvästi ilmene, ketä ehdokasta valitsija on tarkoittanut, tai jos äänestyslipun täyttämisessä ei muutoin ole noudatettu vaalitoimikunnan antamia ohjeita. Ääntenlaskijat päättävät äänten hylkäämisestä ja laskevat vaalien tuloksen. Mitättömät äänestysliput erotetaan muista, ja niiden lukumäärä kirjataan pöytäkirjaan hylättyinä ääninä.
  • Päätökset piirikokouksessa tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä, elleivät säännöt toisin määrää. Äänten mennessä vaaleissa tasan ratkaistaan tulos arvalla. Muissa asioissa kokouksen puheenjohtajan ääni ratkaisee. Päätös maksuista tehdään kahden kolmasosan (2/3) ääntenenemmistöllä. Päätös yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta tehdään vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä.

 

6.    Edustajan matkakorvaus

  •  Piirin kongressirahastosta maksetaan piirikokoukseen osallistuvien delegaattien (kerhojen edustajien) matkakulut. Piirin rahastonhoitaja Marika von Wehrt lähettää webropol-lomakkeen korvaukseen oikeutetuille delegaateille (kerhon edustajalle), johon vastataan 24.10.2024 mennessä. Muista liittää tositteet mukaan lomakkeella. Sallitut tiedostomuodot: pdf, doc, docx, jpg, jpeg, png. Koko enintään 1Mb/tosite, voit lisätä useita tositteita lähetä liite kohdasta. Piirin rahastonhoitaja maksaa korvauksen kahden viikon kuluttua päättymisajasta.
  •  Piiri suosittelee, että kerho maksaa edustajalle vähintään kokouksen
  • Mikäli kerho on saanut valtakirjan, sen antanut kerho osallistuu valtakirjaedustajan kokouskuluihin kerhojen keskenään sopimalla tavalla maksamalla sovitun osuuden, esim. puolet ilmoittautumismaksusta kerholle.

 

7.  Piirikokouksen toteuttaminen etäyhteydellä

  •  Siinä epätodennäköisessä tilanteessa, että koronatilanne pahenisi ja viranomaiset asettaisivat koronarajoituksia, jotka estävät lähikokouksen järjestämisen kokonaan, kokous toteutetaan piirihallituksen erikseen ilmoittamalla etäyhteydellä. Jos näin käy, ohjeistus kokouskäytännöistä annetaan myöhemmin.

Zonta International Piiri 20 ry Suomi ja Viro
Y-tunnus 2018616–4
Päivitys 7.8.2024