Hyväksytty piirihallituksen kokouksessa 4.6.2024
ZONTA INTERNATIONAL PIIRI:N 20
KULUKORVAUSOHJE kaudelle 1.6.2024 – 31.5.2026
Piirin voimassa olevan menettelytapaohjeen mukaisesti piirihallitus tarkistaa ja vahvistaa kunkin kaksivuotiskauden ensimmäisessä piirihallituksen kokouksessa kulukorvausohjeen, joka perustuu piirikokouksessa hyväksyttyyn talousarvioon. Tämä kulukorvausohje julkaistaan piirin verkkosivuilla kohdassa: Hallinto sekä piirikokousaineistojen yhteydessä.
Kick-offin ja piirikokousten matkakorvaukset haetaan matkakorvaukseen oikeutetuille lähetetyllä Webropol-linkillä, johon liitetään tositteet mukaan. Korvaushakemus tulee tehdä pääsääntöisesti kahden viikon kuluessa matkasta ja korvaus maksetaan seuraavan kahden viikon kuluessa.
Kulukorvaukset maksetaan tositteisiin perustuvina korvauksina. Matkakulut korvataan ensisijaisesti edullisimman kulkuneuvon mukaan tositteisiin tai kilometrimäärään perustuen. Perustellusta syystä voidaan korvata oman auton käyttö julkisen kulkuneuvon sijaan, vaikka se ei olisikaan edullisin. Oman ajoneuvon käyttö korvataan kilometrikorvauksena (0,15 euroa). Suositellaan yhteiskuljetuksia. Kilometrikorvaukset ilmoitetaan tulorekisteriin.
Majoituskulut korvataan kahden hengen huoneessa. Majoitusohjetta sovelletaan kauden aloitus kick-offiin ja piirikokouksiin. Mikäli 2 hengen huoneessa majoittuu toisena muu kuin matkakorvaukseen oikeutettu henkilö, huonehinnasta korvataan puolet. Mikäli 2 hengen huoneen sijasta laskuttaja on majoittunut 1 hengen huoneeseen, niin huonehinnasta korvataan 2 hengen huoneen hintaa vastaava summa. Erotus lasketaan etukäteen.
Conventionin erämääräisten korvausten sekä piirikokousten osalta edustaja- ja matkakorvausten hakeminen tapahtuu seuraavasti:
Convention Brisbane 27.-30.6.2024, korvauksen haku viimeistään 19.8.2024, maksetaan 31.8.2024.
Piirikokous Jyväskylä 11.-13.10.2024, korvauksen haku viimeistään 24.10.2024, maksetaan 7.11.2024.
Piirikokous Zonta e-Club of Finland1 syksyllä 2025, määritellään kun ajankohta tiedossa.
Piirihallituksen kokoukset
Pääsääntöisesti piirihallitus kokoontuu Teams -kokouksina. Piirikokouksen yhteydessä perjantai-iltana sekä sunnuntaina piirikokouksen päätyttyä pidetään läsnäolokokoukset. Kokoukseen osallistuu piirihallituksen lisäksi Governorin kutsumat henkilöt. Piirihallituksen kokouskulut maksetaan piirin varoista vuotuisen hyväksytyn talousarvion mukaan.
Toimikunnat
Piirin talousarviossa voidaan osoittaa varoja toimikuntien käyttöön. Toimikuntien puheenjohtajat keskustelevat ennakolta Governorin kanssa tarpeesta ja esittävät laskunsa korvausta varten. Governor hyväksyy laskut.
Aluetapaamiset ja kerhojen tilaisuudet
Piirin varoista korvataan Area Directorin (aluejohtajan) ja Vice Area Directorin (vara- aluejohtajan) matkakulut oman alueen kokousvierailuihin ja tehtävän mukaisiin tilaisuuksiin. Korvaukset haetaan Webropol-lomakkeella, joka löytyy Intrasta. Piirin varoista korvataan myös Foundation Ambassadorin tehtävän mukaiset vierailut piirin kerhoihin. Piirin varoista korvataan Governorin tai hänen edustajansa matkakulut aluekokouksiin ja kerhojen tilaisuuksiin. Matkakulut korvataan samoin perustein kuin kick-offin ja piirikokousten matkakulut. Järjestävä kerho vastaa kustannuksista paikan päällä ja pyrkii tarvittaessa järjestämään majoituksen.
Piirin talousarvion mukaisista varoista korvataan aluekokousten järjestämiskuluja. Governor hyväksyy laskut.
Yleiskokous (Convention)
Piirihallitus tekee ehdotuksen kongressirahastosta edustajalle maksettavasta erämääräisestä korvauksesta, jonka piirikokous vahvistaa. Erämääräisen korvauksen maksamisen edellytyksenä on, että edustaja osallistuu kaikkiin Zonta Internationalin yleiskokouksen varsinaisen kokousohjelman ’Business Session’ -tilaisuuksiin.
Piirin varoista maksetaan virkansa jättävän ja virkaan astuvan Governorin matka- ja majoituskulut sekä ilmoittautumismaksu.
Piirin suositukset kerhoille
Piiri suosittelee, että kerho maksaa edustajalleen vähintään piirikokouksen rekisteröitymismaksun. Mikäli kerho on saanut valtakirjan, sen antanut kerho osallistuu
piirikokouskuluihin kerhojen keskenään sopimalla tavalla maksamalla sovitun osuuden kerholle tai kerhon edustajalle kerhon ohjeen mukaan.
Piiri suosittaa, että kerho maksaa omalle convention edustajalleen vähintään rekisteröitymismaksun. Mikäli kerho on saanut valtakirjan (proxyn), sen antanut kerho osallistuu convention kuluihin kerhojen keskenään sopimalla tavalla maksamalla sovitun osuuden kerholle tai kerhon edustajalle kerhon ohjeen mukaan.
Piirikokoukset
Piirin varoista maksetaan piirihallituksen, piirisihteerin, parlamentaarikon, Governorin kokoukseen kutsumien toimikuntien puheenjohtajien, piirikokoukseen osallistuvien, kautensa päättäneiden Governorin ja rahastonhoitajan sekä Governorin erikseen nimeämien henkilöiden matka- ja majoituskulut. Huomioidaan talousarviossa 1.6.2024- 31.5.2025.
Piirin varoista maksetaan lisäksi Zonta Internationalin hallituksen edustajan ja oman Piirin kansainvälisen hallituksen jäsenen kokouskulut. Piiri maksaa piirikokoukseen laivalla lokakuussa 2025 kansainvälisen edustajan majoituskulut, matkat piirin sisällä ja ylläpidon välittömästi ennen ja jälkeen piirikokouksen. Huomioidaan talousarviossa 1.6.2025- 31.5.2026.
Piirin kongressirahastosta maksetaan piirikokoukseen osallistuvien kerhojen edustajien matkakulut.
Lisa Andström -toimikunnan kulut, kuten ilmoitukset ja apurahan saajien kustannukset, jotka liittyvät esittäytymiseen piirikokouksen yhteydessä, katetaan rahaston varoilla (laivakokous lokakuu 2025).
Kansainvälisesti palkituille (stipendit ja apurahat) maksetaan Piirikokoukseen osallistumisen majoitus- ja illalliskulut piirin varoista.
Naisen Teko ja Vuoden Zonta -palkituille maksetaan Piirikokoukseen osallistumisen majoitus- ja illalliskulut piirin varoista.
Zonta International Piiri 20 ry Suomi ja Viro
Y-tunnus 2018616–4
Päivitys 7.8.2024
